Hướng dẫn sử dụng GaraBoss

Toàn bộ chức năng chính của phần mềm quản lý gara ô tô/xe máy GaraBoss, kèm ảnh chụp màn hình thực tế. Có thể tải bản PDF ở cuối trang để lưu hoặc in.

1. Giới thiệu chung

GaraBoss là phần mềm quản lý gara ô tô/xe máy toàn diện, giúp gara quản lý:

• Khách hàng, xe, lịch sử sửa chữa
• Bảng Xưởng theo dõi tiến độ mọi phiếu sửa chữa dạng Kanban, kéo-thả để chuyển giai đoạn
• Báo giá, đơn hàng, phiếu sửa chữa (work order) với không gian làm việc theo tab: Tổng quan, Kiểm tra, Báo giá, Thanh toán, Giao tiếp, Lịch sử
• Kiểm tra xe số hóa theo checklist tùy chỉnh, chụp ảnh và chú thích trực tiếp trên ảnh để đánh dấu hư hỏng
• Hạng mục công việc (nhóm công lao động + phụ tùng theo từng việc cần làm), gán kỹ thuật viên riêng cho từng công việc
• Gửi báo giá cho khách duyệt online qua link hoặc mã QR — khách xem và đồng ý/từ chối từng hạng mục ngay trên điện thoại, không cần cài app
• Khu vực làm việc riêng cho kỹ thuật viên ("Việc của tôi"): chấm công theo ca và theo từng việc, báo vướng mắc
• Thanh toán linh hoạt: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, hoặc quét mã VietQR
• Kho phụ tùng, nhà cung cấp, đơn đặt hàng
• Công nợ khách hàng và nhà cung cấp
• Kỹ thuật viên, bảng lương, phân quyền người dùng
• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ quá hạn, hiệu suất kỹ thuật viên, tỷ lệ khách duyệt báo giá
• Thông báo tự động cho khách hàng qua Email/Zalo

Phần mềm chạy trên trình duyệt web, không cần cài đặt, dùng được trên máy tính, tablet, điện thoại.

2. Đăng nhập & giao diện tổng quan

2.1 Đăng nhập

1. Truy cập địa chỉ website của gara (ví dụ tengara.garaboss.vn)
2. Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu
3. Bấm Đăng nhập

Nếu quên mật khẩu, bấm Quên mật khẩu? trên màn hình đăng nhập, nhập email đã đăng ký để nhận liên kết đặt lại mật khẩu.

Tài khoản có vai trò Kỹ thuật viên đăng nhập cùng 1 trang này, nhưng được tự động chuyển thẳng tới khu vực Việc của tôi (/my-work) — giao diện gọn nhẹ riêng cho kỹ thuật viên, xem mục 8.

2.2 Cấu trúc giao diện

• Thanh trên cùng: ô tìm kiếm nhanh (khách hàng, xe, phiếu SC, nhà cung cấp), chuông thông báo, tên tài khoản đang đăng nhập, nút đăng xuất.
• Thanh bên trái (Sidebar): menu điều hướng. Tổng quan và Xưởng nằm riêng ở ngoài cùng để truy cập nhanh 1 chạm (đây là 2 màn hình dùng nhiều nhất trong ngày); các menu còn lại chia theo nhóm: Bán hàng, Danh mục, Kho & Mua hàng, Sửa chữa, Hệ thống (chỉ Admin thấy). Có thể thu gọn sidebar để có thêm không gian làm việc.
• Khu vực nội dung chính: hiển thị trang đang chọn.

2.3 Phân quyền người dùng

Hệ thống có các vai trò: Administrator (toàn quyền), Manager, Sales, và Technician (kỹ thuật viên — chỉ thấy khu vực "Việc của tôi", không thấy menu quản trị). Một số menu (Cài đặt, Người dùng, Bảng lương, Kỹ thuật viên, Lịch sử thao tác, Sao lưu, Gói dịch vụ, Checklist kiểm tra xe) chỉ hiển thị với tài khoản Admin.

2.4 Đổi mật khẩu

Vào menu tài khoản góc trên phải → Đổi mật khẩu, nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới.

3. Trang Tổng quan (Dashboard)

Trang đầu tiên sau khi đăng nhập (/), hiển thị:

• Số liệu nhanh: doanh thu hôm nay/tháng này, số phiếu sửa chữa đang xử lý, số lịch hẹn sắp tới
• Cảnh báo: sản phẩm sắp hết hàng, bảo hành sắp hết hạn, xe đến hạn bảo dưỡng
• Biểu đồ doanh thu theo thời gian

4. Xưởng: Bảng công việc & Phân công kỹ thuật viên

4.1 Bảng công việc (Kanban) (/workshop-board)

Trang Xưởng là bảng Kanban tổng hợp toàn bộ phiếu sửa chữa đang hoạt động, chia thành 3 cột theo giai đoạn:

• Tiếp nhận & Báo giá: phiếu vừa tạo, đang chờ báo giá cho khách
• Đang thực hiện: đang sửa chữa hoặc đang chờ phụ tùng về
• Sẵn sàng giao xe: đã hoàn thành, chờ giao cho khách

Bộ lọc (1 dòng): tìm theo số phiếu/tên khách hàng/biển số, khoảng "Từ ngày"–"Đến ngày", lọc theo Kỹ thuật viên, lọc theo Cố vấn dịch vụ, ô Chỉ hiện đã lưu để sau, và nút Hôm nay để lọc nhanh các phiếu trong ngày (nút sẽ đổi màu khi đang được chọn).

Chuyển giai đoạn nhanh: kéo-thả trực tiếp 1 thẻ phiếu từ cột này sang cột khác để chuyển trạng thái phiếu — hệ thống chỉ cho phép thả vào cột hợp lệ theo đúng quy trình trạng thái, nếu không hợp lệ sẽ báo "Không thể chuyển phiếu sang giai đoạn này." Ngoài kéo-thả, mỗi thẻ cũng có menu "..." liệt kê các trạng thái có thể chuyển tới.

Mỗi thẻ phiếu còn có:

• Nhãn màu: bấm biểu tượng thẻ tag → chọn 1 trong 6 màu (Đỏ/Cam/Vàng/Xanh lá/Xanh dương/Tím) hoặc Bỏ nhãn — dùng để đánh dấu theo quy ước riêng của gara (VD: đỏ = gấp)
• Lưu để xử lý sau: bấm biểu tượng bookmark để tạm "ghim" phiếu chưa xử lý ngay, kết hợp với bộ lọc "Chỉ hiện đã lưu để sau" ở trên để lọc riêng nhóm này
• Icon đã xem: chấm đặc màu nhấn nếu chưa ai xem phiếu này trên bảng Xưởng, chuyển thành icon con mắt kèm giờ xem khi đã có người mở
• Badge duyệt báo giá: nếu phiếu đã gửi báo giá cho khách, thẻ hiện số "X/Y đã duyệt" (xanh nếu đã duyệt hết, vàng nếu còn hạng mục chưa quyết định)

Mở phiếu: bấm vào thẻ để mở luôn Không gian làm việc của phiếu đó (xem mục 7.3).

4.2 Bảng phân công kỹ thuật viên (Tech Board) (/tech-board)

Trang Bảng phân công KTV hiển thị mỗi kỹ thuật viên 1 cột, giúp thấy ngay ai đang rảnh/ai đang quá tải: tên thợ, chấm xanh/xám báo đang chấm công vào ca hay không, dòng tóm tắt "Đang làm / Hoàn tất / giờ công" và danh sách thẻ công việc đang gán cho thợ đó.

Chuyển việc sang thợ khác: bấm Chuyển KTV trên thẻ công việc → chọn kỹ thuật viên mới từ ô gợi ý (để trống nếu muốn bỏ gán) → Lưu.

5. Danh mục: Khách hàng, Xe, Sản phẩm

5.1 Khách hàng (/customers)

Danh sách khách hàng, tìm kiếm theo tên/SĐT/email, lọc theo loại khách (Lẻ/Gara/Đại lý).

Thêm khách hàng mới:

1. Bấm Thêm khách hàng ở góc trên
2. Điền Tên (bắt buộc), SĐT, Email, Địa chỉ, Loại khách, Ghi chú
3. Bấm Lưu

Bật/tắt hoạt động: gạt công tắc ở cột "Trạng thái" ngay trên danh sách — không cần mở form sửa.

Xem chi tiết khách hàng: bấm vào tên hoặc icon Chi tiết → mở trang có các tab:

• Thông tin: dữ liệu cơ bản
• Xe: danh sách xe của khách, thêm xe mới ngay tại đây
• Phiếu SC: lịch sử phiếu sửa chữa
• Điểm thân thiết: điểm tích lũy, lịch sử đổi điểm
• Công nợ: dư nợ hiện tại, lịch sử giao dịch nợ

5.2 Xe khách hàng (/vehicles)

Danh sách toàn bộ xe trong hệ thống, tìm theo biển số/khách hàng. Trang Chi tiết xe có các tab Thông tin, Phiếu SC, Lịch sử, Bảo dưỡng (thêm nhắc bảo dưỡng ngay tại đây, hệ thống tự điền sẵn khách hàng/xe hiện tại).

5.3 Sản phẩm / Phụ tùng (/products)

Quản lý danh mục phụ tùng, vật tư: tên, SKU, mã vạch, giá vốn/giá bán, tồn kho, vị trí kho.

Thêm sản phẩm: bấm Thêm sản phẩm → điền thông tin → Lưu. Có thể quét mã vạch trực tiếp bằng camera khi tạo/tìm sản phẩm.

In tem nhãn sản phẩm: từ danh sách, chọn sản phẩm → In tem (có mã vạch để quét khi bán/nhập hàng).

Nhập sản phẩm hàng loạt: dùng chức năng Nhập từ Excel/CSV để thêm nhiều sản phẩm cùng lúc.

5.4 Kho hàng — Điều chỉnh tồn kho (/stock-adjustments)

Ghi nhận các thay đổi tồn kho không qua bán hàng/nhập hàng thông thường (kiểm kê, hỏng hóc, thất thoát...). Chọn sản phẩm, loại điều chỉnh (Nhập/Xuất), số lượng, lý do.

6. Bán hàng: Báo giá, Đơn hàng, Công nợ

6.1 Báo giá (/quotations)

Tạo báo giá gửi khách hàng trước khi thực hiện dịch vụ/bán hàng (dùng cho bán phụ tùng/vật tư độc lập — báo giá sửa chữa gắn với 1 phiếu xe thì xem tab Báo giá trong Không gian làm việc phiếu, mục 7.3.3).

Tạo báo giá mới:

1. Bấm Tạo báo giá
2. Chọn Khách hàng (bấm nút + cạnh ô nếu khách chưa có trong hệ thống — tạo nhanh ngay tại chỗ)
3. Thêm sản phẩm/dịch vụ vào danh sách — có thể chọn từ kho hoặc nhập tự do; bấm + nếu sản phẩm chưa có trong danh mục
4. Điều chỉnh Điều khoản báo giá nếu cần (mặc định lấy từ Cài đặt, có thể sửa riêng hoặc bấm Khôi phục mặc định)
5. Bấm Lưu

Chuyển thành đơn hàng: khi khách đồng ý báo giá, mở báo giá → bấm Chuyển đơn hàng để tạo Đơn hàng tương ứng, không cần nhập lại.

In / gửi báo giá: bấm biểu tượng In để xuất file PDF.

6.2 Đơn hàng (/orders)

Quản lý đơn bán hàng (không gắn với sửa chữa xe, ví dụ bán phụ tùng lẻ).

Thu tiền đơn hàng: từ danh sách, bấm nút Thanh toán, nhập số tiền thu (có thể thu một phần), hệ thống tự cập nhật công nợ khách hàng nếu chưa thu đủ.

Xem chi tiết đơn hàng: bấm vào số ĐH hoặc icon Xem chi tiết trên mỗi dòng để mở trang chi tiết đầy đủ (thông tin khách hàng, danh sách sản phẩm, lịch sử thanh toán).

6.3 Công nợ (/debts)

Danh sách khách hàng đang có dư nợ, tổng nợ/đã trả/còn nợ. Bấm vào khách hàng để xem chi tiết lịch sử phát sinh/thanh toán nợ.

6.4 Công nợ quá hạn (/reports/aging)

Báo cáo công nợ theo tuổi nợ (0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90 ngày), có 2 tab:

• Phải thu: khách hàng đang nợ gara
• Phải trả: gara đang nợ nhà cung cấp

Giúp chủ gara biết ngay khoản nợ nào đã quá hạn lâu cần đôn đốc thu hồi hoặc thanh toán.

6.5 Chi phí (/expenses)

Ghi nhận các chi phí vận hành gara (điện nước, thuê mặt bằng, marketing...) theo danh mục, dùng cho báo cáo Lãi/Lỗ.

7. Sửa chữa: Phiếu sửa chữa & Không gian làm việc

7.1 Danh sách phiếu sửa chữa (/service-tickets)

Đây là màn hình trung tâm của gara — theo dõi toàn bộ quá trình từ tiếp nhận đến giao xe. Có các tab lọc theo trạng thái, mỗi tab hiển thị số lượng phiếu (VD: "Đang sửa (5)"). Bấm nút mũi tên trên mỗi dòng để chuyển nhanh sang trạng thái kế tiếp mà không cần mở phiếu.

💡 Nếu muốn xem dạng bảng Kanban trực quan hơn (kéo-thả để đổi trạng thái), dùng trang Xưởng — xem mục 4.

7.2 Tạo phiếu sửa chữa mới (Tiếp nhận xe)

1. Bấm Tạo phiếu sửa chữa
2. Chọn Khách hàng và Xe (bấm + để tạo nhanh nếu khách/xe chưa có)
3. Nhập Mô tả yêu cầu sửa chữa — có thể bấm Câu mô tả thường gặp để chọn nhanh từ danh sách các lỗi phổ biến thay vì gõ tay
4. Chọn Kỹ thuật viên phụ trách chung phiếu và Cố vấn dịch vụ (người tiếp khách/tư vấn, chọn từ tài khoản nhân viên) — có thể là 2 người khác nhau
5. Nếu gara bật yêu cầu bắt buộc: nhập Số km khi nhận xe và lấy Chữ ký khách hàng (ký trực tiếp bằng chuột/cảm ứng)
6. Bấm Lưu

Sau khi lưu, phiếu mở ngay vào Không gian làm việc phiếu (mục 7.3) — nơi thực hiện kiểm tra xe, lập báo giá/hạng mục công việc và theo dõi thanh toán.

7.3 Không gian làm việc phiếu

Mở 1 phiếu sửa chữa (từ danh sách, từ Xưởng, hoặc ngay sau khi tạo) sẽ vào Không gian làm việc — sidebar bên trái tóm tắt khách hàng/xe/kỹ thuật viên/tổng tiền/công nợ và nút chuyển trạng thái nhanh; nội dung chính chia thành các tab:

7.3.1 Tab Tổng quan

• Yêu cầu của khách hàng: danh sách các vấn đề khách phản ánh khi mang xe tới (đánh dấu "Chính" cho vấn đề quan trọng nhất), thêm/xóa được ngay tại đây
• Thông tin phiếu: form đầy đủ — khách hàng, xe, mô tả yêu cầu sửa chữa, kỹ thuật viên phụ trách chung, người tiếp nhận, chẩn đoán/kết quả kiểm tra, ghi chú, điều khoản phiếu sửa chữa. Bấm Lưu để cập nhật.

7.3.2 Tab Kiểm tra

Kiểm tra xe số hóa theo checklist, có 2 giai đoạn: Tiếp nhận xe (trước khi sửa) và Trả xe (sau khi sửa xong) — mỗi giai đoạn lưu riêng.

1. Chọn Checklist áp dụng (danh sách mẫu do Admin cấu hình sẵn — xem mục 13.1)
2. Với mỗi hạng mục trong checklist: chọn Trạng thái (Tốt / Cần chú ý / Hỏng / Không áp dụng), ghi Ghi chú, và có thể chụp ảnh minh chứng (bấm icon máy ảnh — cần lưu phiếu kiểm tra trước mới chụp được)
3. Bật Kiểm tra nội bộ nếu mục này chỉ để nội bộ gara xem, không hiện cho khách hàng
4. Ghi Ghi chú chung nếu cần
5. Bấm Lưu kiểm tra

Mục Ảnh chung (không gắn hạng mục cụ thể) cho phép thêm thêm ảnh tổng thể xe.

Xem/chú thích ảnh: bấm vào 1 ảnh đã chụp để xem full-size; trong khung xem có nút Sửa chú thích để mở khung vẽ, dùng chuột/ngón tay khoanh vùng chỗ hư hỏng trực tiếp lên ảnh (chọn màu nét vẽ, có thể xóa vẽ lại), bấm Lưu chú thích. Lần sửa chú thích sau luôn vẽ lại từ ảnh gốc (không chồng nét cũ), tránh ảnh bị rối sau nhiều lần sửa.

Bất kỳ hạng mục nào được đánh giá Cần chú ý/Hỏng sẽ tự hiện ở đầu tab Báo giá để chuyển nhanh thành hạng mục công việc tính tiền, không cần gõ lại.

7.3.3 Tab Báo giá

Đây là nơi lập báo giá sửa chữa và gửi cho khách duyệt.

Hạng mục công việc: mỗi việc cần làm (VD: "Thay dầu", "Sửa phanh") là 1 hạng mục riêng, gồm 2 phần:

• Công lao động: mô tả công việc, số tiền công, có thể gán riêng 1 kỹ thuật viên cho từng dòng công (bấm icon bút chì cạnh dòng công → chọn kỹ thuật viên → Lưu) — hữu ích khi nhiều thợ cùng làm chung 1 phiếu. Đây là kỹ thuật viên phụ trách công việc cụ thể đó, độc lập với kỹ thuật viên phụ trách chung phiếu ở tab Tổng quan.
• Phụ tùng: chọn từ kho hoặc nhập tự do, số lượng, đơn giá

Bấm Thêm hạng mục để tạo hạng mục mới, sau đó dùng nút Công lao động / Phụ tùng trong hạng mục đó để thêm từng dòng.

Khi kỹ thuật viên báo hoàn tất 1 công việc và cần duyệt QC, hạng mục sẽ hiện banner "Kỹ thuật viên đã báo xong — chờ duyệt QC" với 2 nút Duyệt QC / Trả lại.

⚠️ Nếu hóa đơn của phiếu đã Chốt, phần hạng mục công việc sẽ khóa không cho sửa — cần mở lại hóa đơn (Unpost) ở tab Thanh toán trước.

Gửi phê duyệt cho khách (online):

1. Sau khi lập xong hạng mục công việc, bấm Gửi phê duyệt
2. Hệ thống tạo 1 liên kết duyệt báo giá dùng riêng cho phiếu này (có hạn sử dụng), tự gửi qua Email/Zalo cho khách nếu đã cấu hình (mục 12)
3. Liên kết hiện ngay trên màn hình kèm 2 nút: QR (hiện mã QR để khách quét bằng camera điện thoại, mở thẳng trang duyệt — tiện khi khách đang đứng tại quầy) và Copy (sao chép liên kết để tự gửi tay qua Zalo/SMS)
4. Khách mở liên kết trên điện thoại (không cần tài khoản/cài app), xem từng hạng mục công việc và bấm Đồng ý/Từ chối riêng cho từng hạng mục, sau đó bấm Gửi phản hồi
5. Quyết định của khách theo từng hạng mục được ghi nhận lại trên hệ thống — hạng mục bị từ chối sẽ vào báo cáo Việc bị khách từ chối

7.3.4 Tab Thanh toán

Chỉ hiện khi phiếu đã phát sinh tiền. Quản lý hóa đơn của phiếu:

• Trạng thái hóa đơn: Nháp → Đã phát hành → Đã chốt (có thể Mở lại nếu cần sửa, hoặc Admin có thể Hủy hóa đơn)
• Thêm khoản thanh toán: nhập số tiền, chọn Hình thức thanh toán (Tiền mặt / Chuyển khoản / Thẻ / VietQR), đánh dấu nếu là khoản Đặt cọc. Chọn hình thức VietQR, hệ thống tự hiện mã QR để khách quét chuyển khoản ngay bằng app ngân hàng, không cần đọc số tài khoản
• Đổi điểm thân thiết: nếu khách còn điểm tích lũy, có thể quy đổi 1 phần để giảm giá ngay khi thanh toán
• Lịch sử thanh toán: liệt kê mọi khoản đã thu/hoàn tiền của phiếu

7.3.5 Tab Giao tiếp

Nhật ký các thông báo đã gửi cho khách liên quan riêng tới phiếu này (nhắc lịch, gửi báo giá, phiếu hoàn thành...) qua Email/Zalo, kèm trạng thái gửi.

7.3.6 Tab Lịch sử

Nhật ký mọi thao tác đã thực hiện trên phiếu (ai làm gì, lúc nào) — phục vụ tra cứu/đối chiếu khi cần.

7.4 Theo dõi phụ tùng đang đặt (/parts-on-order)

Danh sách tổng hợp mọi phụ tùng đang chờ đặt hàng từ tất cả các phiếu sửa chữa, có thể cập nhật trạng thái (Cần đặt hàng → Đã đặt hàng → Đã về kho) ngay tại đây mà không cần mở từng phiếu.

7.5 Lịch hẹn (/appointments)

Quản lý lịch hẹn khách hàng đưa xe vào sửa chữa/bảo dưỡng, hiển thị dạng lịch hoặc danh sách.

Tạo lịch hẹn: chọn Khách hàng, Xe, Kỹ thuật viên, Loại dịch vụ, Ngày giờ hẹn, Thời lượng dự kiến. Hệ thống có thể tự gửi nhắc lịch cho khách trước giờ hẹn (cấu hình tại Cài đặt).

7.6 Nhắc bảo dưỡng (/service-reminders)

Danh sách các nhắc nhở bảo dưỡng định kỳ theo xe (thay dầu, đảo lốp, đăng kiểm...), hệ thống tự gửi thông báo khi gần đến hạn.

7.7 Bảo hành (/warranty)

Tra cứu bảo hành theo số điện thoại/biển số xe, tạo yêu cầu bảo hành (khiếu nại) khi khách quay lại vì lỗi trong thời gian bảo hành, in giấy chứng nhận bảo hành.

7.8 Thông báo (/notifications)

Nhật ký các thông báo đã gửi cho khách hàng (nhắc lịch hẹn, nhắc bảo dưỡng, phiếu SC hoàn thành, gửi phê duyệt báo giá) qua Email/Zalo, trạng thái gửi thành công/thất bại, cho phép gửi lại nếu lỗi.

8. Khu vực Kỹ thuật viên: Việc của tôi

Dành riêng cho tài khoản có vai trò Kỹ thuật viên — khi đăng nhập sẽ tự động vào thẳng /my-work, giao diện gọn nhẹ tối ưu cho điện thoại, không hiện các menu quản trị.

• Chấm công vào ca / ra ca: nút ở đầu trang để bắt đầu/kết thúc ca làm việc trong ngày
• Việc cần làm: danh sách các công lao động đã được gán cho kỹ thuật viên này (từ tab Báo giá của các phiếu), mỗi việc hiện dạng thẻ kèm nhãn nếu đang chờ phụ tùng/bị vướng mắc
  • Bắt đầu / Đang chạy: chấm công riêng theo từng việc (đo thời gian thực tế làm, so sánh với giờ công đã bán trong báo cáo Hiệu suất kỹ thuật viên)
  • Kiểm tra: xem nhanh thông tin phiếu (xe, khách hàng, yêu cầu, kết quả kiểm tra) ở chế độ chỉ xem
  • Báo vướng mắc: khi không thể tiếp tục (chờ phụ tùng / chờ khách hàng / chờ gia công ngoài / lý do khác), chọn lý do và ghi chú — việc này sẽ chuyển sang trạng thái Vướng mắc để gara biết xử lý
• Đã hoàn tất: các việc đã xong trong ngày, thu gọn mặc định

9. Kho & Mua hàng: Nhà cung cấp, Đơn đặt hàng

9.1 Nhà cung cấp (/suppliers)

Danh sách nhà cung cấp phụ tùng, thông tin liên hệ, mã số thuế. Trang Chi tiết nhà cung cấp hiển thị lịch sử đơn đặt hàng với NCC đó.

9.2 Đơn đặt hàng (/purchase-orders)

Tạo đơn đặt hàng nhập phụ tùng từ nhà cung cấp.

Tạo đơn:

1. Bấm Tạo đơn hàng, chọn Nhà cung cấp
2. Thêm danh sách phụ tùng cần nhập, số lượng, đơn giá
3. Lưu ở trạng thái Nháp, sau đó chuyển sang Đã đặt khi thực sự đặt hàng NCC

Nhận hàng: khi hàng về, sửa đơn và chuyển trạng thái sang Đã nhận — hệ thống tự cộng vào tồn kho và ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.

Thanh toán nhà cung cấp: với đơn đã nhận hàng còn nợ, bấm nút Thanh toán NCC trên danh sách để ghi nhận số tiền đã trả.

10. Con người: Kỹ thuật viên, Bảng lương, Người dùng

10.1 Kỹ thuật viên (/technicians, chỉ Admin)

Hồ sơ kỹ thuật viên: tên, SĐT, chuyên môn, lương cơ bản, tỷ lệ hoa hồng. Trang chi tiết hiển thị lịch sử phiếu sửa chữa đã thực hiện và báo cáo hiệu suất.

10.2 Bảng lương (/payroll, chỉ Admin)

Tính lương kỹ thuật viên theo tháng (lương cơ bản + hoa hồng theo doanh thu phiếu sửa chữa đã thực hiện).

10.3 Người dùng hệ thống (/users, chỉ Admin)

Quản lý tài khoản đăng nhập của nhân viên gara, phân quyền theo vai trò (Administrator/Manager/Sales/Technician), khóa/mở tài khoản.

11. Báo cáo

• Báo cáo doanh thu (/reports): doanh thu theo tháng, top sản phẩm bán chạy, đơn hàng theo trạng thái — chọn khoảng thời gian tùy chỉnh hoặc dùng nút chọn nhanh (Hôm nay/Tuần này/Tháng này...)
• Lãi / Lỗ (/reports/profit-loss): doanh thu trừ chi phí, biểu đồ theo tháng
• Báo cáo Kỹ thuật viên (/reports/technician): số phiếu đã xử lý, doanh thu tạo ra theo từng kỹ thuật viên
• Hiệu suất kỹ thuật viên (/reports/technician-efficiency): so sánh Giờ bán (giờ công đã tính tiền khách) với Giờ thực tế (thời gian chấm công theo việc tại mục 8) và tỷ lệ hiệu suất % theo từng kỹ thuật viên
• Việc bị khách từ chối (/reports/declined-jobs): số lượng và tổng giá trị các hạng mục công việc bị khách bấm Từ chối khi duyệt báo giá online, kèm danh sách chi tiết theo phiếu
• Tỷ lệ khách duyệt báo giá (/reports/approval-rate): tỷ lệ % hạng mục được khách Đồng ý so với Từ chối, biểu đồ so sánh
• Công nợ quá hạn (/reports/aging): xem mục 6.4

Các báo cáo đều dùng chung bộ lọc khoảng thời gian: nút chọn nhanh (Tháng này/3 tháng/6 tháng/12 tháng) hoặc tự chọn Từ ngày–Đến ngày.

12. Cài đặt hệ thống (/settings, chỉ Admin)

Trang Cài đặt chia thành các tab:

• Chung: thông tin gara (tên, địa chỉ, SĐT, mã số thuế), Thuế VAT (%) (tự cộng vào tổng tiền mọi phiếu/hóa đơn mới), ngưỡng cảnh báo tồn kho thấp, ghi chú cuối phiếu in, điều khoản mặc định cho báo giá/phiếu sửa chữa, thông tin ngân hàng nhận thanh toán VietQR, và tùy chọn Giao diện
• Tiếp nhận & Giao xe: bật/tắt yêu cầu bắt buộc nhập số km và lấy chữ ký khách hàng khi nhận/giao xe; công tắc "Bắt buộc gửi báo giá cho khách duyệt trước khi bắt đầu thi công" — bật lên thì phiếu không chuyển được sang "Đang sửa" nếu chưa từng gửi báo giá cho khách; và thẻ Giai đoạn kiểm tra xe — danh sách các tab hiển thị trên phiếu kiểm tra (mặc định "Tiếp nhận xe"/"Trả xe"), tự thêm/xóa theo quy trình riêng của gara
• Email & Zalo: cấu hình SMTP gửi email, Access Token Zalo OA, bật/tắt từng loại thông báo tự động (nhắc lịch hẹn, nhắc bảo dưỡng, phiếu hoàn thành, gửi báo giá phê duyệt), và mẫu nội dung thông báo — có thể tùy chỉnh câu chữ gửi khách theo từng loại sự kiện, dùng biến như {CustomerName}, {TicketNumber}
• Khách hàng thân thiết: bật tích điểm, quy đổi điểm ↔ tiền
• Sao lưu: bật sao lưu dữ liệu tự động hằng ngày, số ngày lưu trữ

Giao diện — Xem Phiếu sửa chữa dạng danh sách + chi tiết: bật công tắc này để trang Danh sách phiếu sửa chữa hiển thị dạng 2 cột (danh sách gọn bên trái, chi tiết phiếu bên phải) thay vì bảng như mặc định — tiện khi cần chuyển qua lại nhiều phiếu liên tục. Tắt đi thì quay lại đúng giao diện bảng hiện tại.

13. Hệ thống (Admin): Checklist, Mẫu công việc, Lịch sử thao tác, Sao lưu, Gói dịch vụ

13.1 Checklist kiểm tra xe (/settings/inspection-templates)

Cấu hình các mẫu checklist dùng khi kiểm tra xe (mục 7.3.2):

• Bấm Thêm checklist để tạo mẫu mới: đặt Tên checklist, Mô tả, sau đó thêm từng Hạng mục kiểm tra vào danh sách (có thể sắp xếp lại thứ tự bằng nút mũi tên lên/xuống, hoặc xóa bớt)
• Có thể tạo nhiều checklist khác nhau (VD: riêng cho ô tô, riêng cho xe máy) — bấm biểu tượng ngôi sao Đặt làm mặc định cho checklist dùng thường xuyên nhất, sẽ được chọn sẵn khi bắt đầu kiểm tra xe mới
• Checklist không dùng nữa có thể tắt qua công tắc Đang sử dụng (ẩn khỏi danh sách chọn nhưng vẫn giữ dữ liệu các lần kiểm tra cũ), checklist đang đặt mặc định thì không xóa được

13.2 Mẫu công việc (/settings/canned-job-presets)

Dựng sẵn các mẫu hạng mục công việc thường gặp (VD "Thay dầu máy", "Đảo lốp") để dùng lại nhanh khi lập báo giá (mục 7.3.3), không phải gõ tay công/giá mỗi lần.

• Bấm Thêm mẫu → điền Tên mẫu (bắt buộc), Mô tả, Mô tả công lao động, Tiền công mặc định → Lưu
• Mẫu không dùng nữa có thể tắt qua công tắc Đang sử dụng thay vì xóa hẳn

13.3 Lịch sử thao tác (/audit-logs)

Nhật ký mọi thay đổi dữ liệu quan trọng trong hệ thống (ai sửa gì, lúc nào) — phục vụ truy vết khi có sai sót.

13.4 Sao lưu dữ liệu (/backup)

Lịch sử các bản sao lưu tự động, tải về nếu cần khôi phục.

13.5 Gói dịch vụ (/subscription)

Xem gói dịch vụ đang sử dụng: trạng thái (Dùng thử/Đang hoạt động/Quá hạn thanh toán), hạn dùng thử nếu đang trong giai đoạn thử nghiệm, mức sử dụng hiện tại so với giới hạn gói (số tài khoản người dùng, số lượt dùng AI Assistant/tháng), và những tính năng gói hiện có/không có (Lịch hẹn, Bảng lương, Đặt hàng NCC, Bảo hành).

Mục So sánh các gói liệt kê đầy đủ các gói và tính năng đi kèm để tham khảo. Hệ thống hiện chưa hỗ trợ tự nâng cấp gói trực tuyến — muốn đổi gói, liên hệ theo thông tin hiển thị ngay trên trang (email/Zalo hỗ trợ).

14. Quản lý nhiều Gara (Super Admin)

Dành cho tài khoản quản trị cấp cao nhất (đơn vị vận hành phần mềm), quản lý danh sách các gara (tenant) đang sử dụng hệ thống: tạo gara mới, khóa/mở gara, cấp tài khoản admin đầu tiên cho gara.

15. Mẹo sử dụng nhanh

• Tạo nhanh khách hàng/xe/phụ tùng/kỹ thuật viên ngay trong form: bất kỳ đâu có ô tìm kiếm kèm nút +, bạn có thể tạo mới đối tượng đó ngay tại chỗ mà không cần rời trang đang làm.
• Chuyển trạng thái phiếu sửa chữa 1 chạm: dùng nút mũi tên trên danh sách phiếu, hoặc kéo-thả thẻ phiếu trên trang Xưởng, để chuyển sang bước kế tiếp mà không cần mở phiếu.
• Gửi mã QR thay vì đọc link dài: khi gửi báo giá cho khách duyệt online, dùng nút QR để khách quét trực tiếp bằng camera điện thoại thay vì phải đọc/gõ lại đường link.
• Gán riêng kỹ thuật viên cho từng công việc: nếu nhiều thợ cùng làm 1 phiếu, dùng icon bút chì cạnh mỗi dòng công lao động trong tab Báo giá để gán đúng người phụ trách từng việc, phục vụ tính hoa hồng và báo cáo hiệu suất chính xác.
• Câu mô tả thường gặp: khi tiếp nhận xe, dùng thư viện câu mô tả dựng sẵn để nhập nhanh thay vì gõ tay.
• Tìm kiếm nhanh toàn hệ thống: dùng ô tìm kiếm trên thanh trên cùng để tìm khách hàng, xe, phiếu SC, nhà cung cấp mà không cần vào từng trang.
• Khôi phục điều khoản mặc định: khi sửa điều khoản riêng cho 1 báo giá/phiếu SC, bấm nút khôi phục để lấy lại nội dung mặc định đã cấu hình.

16. Câu hỏi thường gặp

Q: Tôi không thấy menu Cài đặt / Người dùng / Bảng lương?
A: Các menu này chỉ hiển thị với tài khoản có vai trò Administrator. Liên hệ quản trị viên gara để được cấp quyền.

Q: Làm sao gửi báo giá cho khách duyệt online, không cần khách đến tận nơi?
A: Mở phiếu sửa chữa → tab Báo giá → lập xong hạng mục công việc → bấm Gửi phê duyệt. Hệ thống tạo link + mã QR, tự gửi qua Email/Zalo nếu đã cấu hình (mục 12), hoặc bạn tự gửi/quét mã QR cho khách. Khách mở link trên điện thoại, không cần cài app hay đăng nhập, tự duyệt từng hạng mục.

Q: Kỹ thuật viên đăng nhập vào đâu để xem việc được giao?
A: Kỹ thuật viên dùng chung trang đăng nhập, nhưng hệ thống tự động đưa vào khu vực Việc của tôi (/my-work) — xem mục 8.

Q: Khách muốn thanh toán chuyển khoản, có cần đọc số tài khoản ngân hàng cho khách không?
A: Không cần — ở tab Thanh toán, chọn hình thức VietQR, hệ thống tự hiện mã QR để khách quét bằng app ngân hàng bất kỳ và chuyển khoản ngay, không cần đọc/gõ số tài khoản.

Q: Làm sao biết khách hàng nào đang nợ quá lâu chưa trả?
A: Vào Báo cáo doanh thu → Công nợ quá hạn, xem cột "Trên 90 ngày".

Q: Phụ tùng trong kho báo hết hàng khi thêm vào phiếu sửa chữa, tôi phải làm gì?
A: Hệ thống sẽ hiện cảnh báo màu đỏ/vàng ngay khi chọn phụ tùng đó. Bạn có thể đánh dấu "Cần đặt hàng" ngay trên dòng phụ tùng, sau đó theo dõi và cập nhật trạng thái tại trang Phụ tùng đang đặt.

Q: Khách hàng không nhận được thông báo nhắc lịch hẹn/bảo dưỡng?
A: Kiểm tra tại Cài đặt → Email & Zalo xem đã cấu hình SMTP/Zalo Access Token và bật đúng loại thông báo chưa. Xem thêm tại trang Thông báo để biết trạng thái gửi (thành công/lỗi).